יום גיבוש לעובדים: הוצאה מוכרת או הטבה חייבת במס? המדריך למנהלות HR
למה הנושא הזה מטריד כמעט כל מנהלת רווחה, הדרכה או משאבי אנוש
יום גיבוש הוא אחד הכלים הכי חזקים לרווחה, חיבור ושיפור ממשקים, אבל הוא גם המקום שבו קל לעשות טעות יקרה: להשקיע תקציב, להוציא חשבוניות, ואז לגלות שצריך זקיפת שווי לעובדים, או שחלק מההוצאה לא עוברת חלק בביקורת.
בפועל יש שתי שאלות שמנהלות HR שואלות שוב ושוב:
האם יום גיבוש לעובדים נחשב הוצאה מוכרת לחברה?
והאם צריך לזקוף שווי לעובדים, כלומר למסות את זה כהטבה?
קודם כל עושים סדר: "הוצאה מוכרת" מול "זקיפת שווי"
הוצאה מוכרת עוסקת בצד של החברה: האם ניתן לנכות את ההוצאה לצרכי מס כהוצאה שנועדה לייצור הכנסה, בכפוף למגבלות בחוק.
זקיפת שווי עוסקת בצד של העובד: האם יום הגיבוש הוא הטבה אישית שמוסיפים לשכר לצרכי מס, או פעילות שבה טובת המעסיק גוברת ולכן אין צורך לזקוף שווי.
החדשות הטובות: רשות המסים פרסמה כללים שמגדירים מתי אירוע גיבוש ייחשב כזה שטובת המעסיק גוברת, ואז אין צורך לזקוף שווי, כל עוד עומדים בכל התנאים.
קודם כל עושים סדר: "הוצאה מוכרת" מול "זקיפת שווי"
לפי ההנחיה של רשות המסים, אם מתקיימים כל התנאים המצטברים הבאים, ניתן לראות באירוע ככזה שטובת המעסיק גוברת על טובת העובד ולכן אין צורך לזקוף שווי לעובדים.
צ'ק ליסט התנאים המרכזיים
- האירוע מוצדק מצרכי עבודה, למשל מקום עבודה גדול או צורך בעבודת צוות.
- ההחלטה על האירוע היא של המעסיק והעובדים הרלוונטיים מוזמנים.
- ימי הגיבוש נחשבים ימי עבודה ומשולם שכר מלא.
- אין צירוף בני זוג או קרובים.
- הפעילות מתקיימת במהלך שבוע העבודה. אם חלק מהפעילות בסוף שבוע או בחופשות, לפי ההנחיה יש לזקוף שווי מלא על כל הפעילות.
- לו"ז הפעילות נקבע או מאושר על ידי המעסיק.
- הפעילות מתקיימת בישראל.
- המטרה היא שיפור העבודה והממשקים בין העובדים, והפעילות חייבת לכלול הרצאה מקצועית או פעילות העשרה.
שימו לב לנקודה האחרונה: הרצאה מקצועית או פעילות העשרה היא לא רק "נחמד", היא ממש חלק מהתנאים בהנחיה.
כמה מותר להוציא על יום גיבוש כדי שזה ייחשב "סביר"
בהנחיית רשות המסים מופיע דגש שהעלויות צריכות להיות סבירות ביחס לפעילות ולמטרתה, ובמסמך מצוינות תקרות ייחוס לפי הוראות תכ"מ: 400 ש"ח ליום שלם ללא לינה, או 700 ש"ח ליום לפעילות הכוללת לינה.
חשוב: מדובר בהנחיה שמצטטת תקרות "נכון להיום" במועד פרסומה, ולכן בפועל כדאי לוודא מול רואה חשבון או חשבת שכר מה נהוג אצלכם ובענף, במיוחד אם יש חריגה או אירוע מורכב.
מה חייבים לשמור בתיק האירוע כדי לא להיתקע אחר כך
רשות המסים מציינת שעל המעסיק לשמור מסמכים שמאמתים את קיום הכללים.
ברמת הפרקטיקה, הנה חבילת מסמכים שכדאי שתהיה לך בתיק:
- הזמנה רשמית לעובדים שמגדירה את היום כיום עבודה
- לו"ז מפורט עם רכיב מקצועי ברור (הרצאה או העשרה)
- רשימת משתתפים או הוכחת הזמנה לקבוצה הרלוונטית
- חשבוניות מס מסודרות והתקשרויות עם ספקים
- תיעוד קצר של מטרת האירוע ומה רציתם לשפר (ממשקים, עבודת צוות, שירות, מנהיגות)
איך בונים יום גיבוש שהוא גם כיף, גם ערך, וגם עומד בתנאים
הטעות הנפוצה היא להפוך את היום ל"בילוי" נטו. אם את רוצה למקסם סיכוי לעמידה בתנאים, וגם לקבל אירוע שלא נשכח אחרי יומיים, תכנני את היום כך:
- פתיחה של 60 עד 90 דקות בהרצאה מקצועית שמדברת בשפה של הארגון ונותנת לפחות כלי אחד מעשי ליום שאחרי
- פעילות גיבוש חווייתית שמחזקת עבודת צוות
- ארוחה ותוכן קליל
- סגירה קצרה של 10 דקות: מה לוקחים מפה, ומה פעולה אחת שכל מנהל או עובד מנסה בשבוע הקרוב.
אם כבר חייבים רכיב של הרצאה מקצועית או העשרה, עדיף שהיא תהיה כזו שמתחברת לחיים האמיתיים של עובדים ומנהלים, ולא "עוד הרצאה שנשמעת טוב ונשכחת מהר". זה בדיוק המקום לבחור הרצאה עם כלים פרקטיים בתקשורת, השפעה, מנהיגות, מוטיבציה, או שיתוף פעולה, נושאים שבדרך כלל עובדים מצוין בתוך יום גיבוש וגם בתוך תכנית רווחה שנתית.
טעויות שמכניסות ארגונים לצרות מיותרות
- תכנון יום גיבוש בסוף שבוע או כחלק מחופשה, ואז מתפלאים שמדברים על זקיפת שווי.
- מאפשרים בני זוג או משפחה ואז זה נראה כמו הטבה אישית.
- אין רכיב מקצועי ברור של הרצאה או העשרה, למרות שזה תנאי בהנחיה.
- אין תיעוד מסודר, ואז קשה להגן על המטרה הארגונית.
הערה קצרה:
זה תוכן מידע כללי ולא ייעוץ מס. לפני החלטה תקציבית או אירוע חריג, שווה לסגור פינה עם רו"ח או יועץ מס שמכיר את הנתונים של הארגון שלכם.
י׳ קורן
שאלות נפוצות של מנהלי HR על הרצאות בחברות ובארגונים
האם יום גיבוש לעובדים חייב במס הכנסה לעובדים?
זה תלוי. לפי הנחיית רשות המסים, אם מתקיימים כל התנאים המצטברים שמגדירים שטובת המעסיק גוברת, אין צורך לזקוף שווי. אם לא עומדים בכללים, עלולה להיות דרישה לזקיפת שווי.
האם יום גיבוש נחשב הוצאה מוכרת לחברה?
בדרך כלל בוחנים אם מדובר בהוצאה שנועדה לייצור הכנסה והאם אין מגבלה ספציפית בחוק. בפועל זה נבחן לפי נסיבות, ולכן מומלץ לתאם מראש עם רואה החשבון.
האם חובה לכלול הרצאה מקצועית ביום גיבוש כדי להימנע מזקיפת שווי?
בהנחיית רשות המסים מופיע שהפעילות חייבת לכלול הרצאה מקצועית או פעילות העשרה כחלק מהתנאים המצטברים לאי זקיפת שווי.
אפשר לעשות יום גיבוש בסוף שבוע או בחג ועדיין לא לזקוף שווי?
לפי ההנחיה, אם חלק מהפעילות נערך בסוף שבוע או במהלך חופשות, יש לזקוף שווי מלא על כל הפעילות.
מה לגבי יום גיבוש עם לינה, והאם יש תקרת עלות?
בהנחיה מצוין שהעלויות צריכות להיות סבירות, ומופיעות תקרות ייחוס של 400 ש"ח ליום ללא לינה או 700 ש"ח ליום לפעילות הכוללת לינה (כמצוטט במסמך). מומלץ לאשר את המסגרת מול רואה חשבון או חשבת שכר לפני שסוגרים אירוע.
